Вообще, идея хороша и замечательна, но несколько утопична. Если хотите, чтобы что-то получилось, то следует подойти к вопросу довольно ответственно.
1. Выбрать конкретное место проведения (нап. туристическую базу), разузнать об этом месте все нюансы, включая от ее вместимости (чтобы гарантировано поселиться рядом смогли все участники вылазки) до различных цен на обслуживание.
2. Обсудить вид бюджета. Думаю, с этим вопросов не будет, все сойдутся на раздельном. Но, опять же, упираемся в пункт 1: нужно выбрать максимально удобную в финансовом плане зону для всех участников. А здесь уже начинаются размышления и столкновения тех, кто предпочитает более дорогие, но и комфортные условия и тех, кто готов жить почти что без удобств, зато дешево и сердито.
3. Если есть место , то нужно, чтобы совпало время. У всех есть свои планы, работа, возможно, семьи с детьми, которых просто так на продолжительное время не оставить. Поэтому стоит вывести конкретные даты (с какого по какое) будет проходить отдых, и бежать бронировать номера. Тут тоже встречается неприятный факт: вроде бы со всеми договорились путем тяжкой крови и слез, всех все устраивает, а в итоге на место приедет 2 личности из 10.. если повезет.
4. Пункт, который вообще стоит поставить в самое начало, а уже от него плясать по поводу всего остального . Сформировать список участников, кто точно сможет поехать, без всяких отговорок и непредвиденных обстоятельств, а это очень и очень трудно на практике (и из-за этого пункта у меня отпало в итоге желание делать что-то масштабное). Когда есть гипотетический список, нужно этому списку пообщаться между собой, чтобы поближе узнать нравы , характер и темперамент друг друга, а то не хочется уже на отдыхе стать участником резни в Альквалондэ тотального непринятия взглядов , которое послужит платформой для неприятных и затяжных конфликтов.
Да и еще , и еще много чего стоит учесть, но это уже проявится по ходу дела подготовки. Я лично не смогу поехать в Крым в этом году вообще, ни летом, ни осенью. Но написала мысли, вдруг, пригодится.
Вот встретиться в каком-то городе в определенный день и в определенном месте - более реально. Город стоит выбирать , ориентируясь на место жительства участников встречи, я бы взяла нашу столицу, но вдруг среди желающих будет довольно большая часть народа, которым ехать в Киев больше 5-7 часов? А еще изумительно хорош Львов, есть что посмотреть, но проблема с добиранием , думаю, будет острее, чем с Киевом ( все же центр).